Seppisen ja Reitin sukuseuran säännöt
1 § NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on Seppisen ja Reitin sukuseura, kotipaikka Porvoo ja toimialueena on koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.
2 § TARKOITUS JA TOIMIKUNTA
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuluvuuden tunnetta jäsenten keskuudessa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura
- pyrkii järjestämään yhteisiä kokouksia, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia.
- keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsenten tietoon
- pitämään luetteloa suvun jäsenistä.
Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta ja perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia.
3 § JÄSENET
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen Seppisen ja Reitin sukuihin kuuluva 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliitton kautta siihen liittynyt.
Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus.
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitää kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta sukuseuran kokouksessa.
Varsinaisilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena.
Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
Hallituksen esityksestä voi vuosikokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
Sukuseuran jäsenluettelo pitää seuran hallitus.
4 § HALLITUS
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan vuosikokouksessa. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme ja enintään 5 muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on kahden vuosikokouksen välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja mukaanluettuna ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
5 § SUKUSEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Sukuseuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
6 § TILIT
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilintarkastajille tarkistettavaksi viimeistään kaksi kuukautta ennen vuosikokousta. tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään kuukausi ennen vuosikokousta.
7 § SEURAN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN
Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään kolmekymmentä päivää ennen kokousta lähettämällä kutsu kirjallisena jäsenille sekä julkaisemalla kutsu Koiviston Viestissä.
8 § SEURAN KOKOUKSET
Seuran vuosikokous pidetään joka toinen vuosi heinäkuun ensimmäisenä lauantaina.
Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä sekä ainais- ja kunniajäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan, ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
9 § VUOSIKOKOUS
Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi äänten laskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta
- päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle
- valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja sekä muut jäsenet
- valitaan kaksi tilintarkistajaa ja heille kaksi varajäsentä seuraavaksi toimikaudeksi
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
10 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SUKUSEURAN PURKAMINEN
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamista päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.